ADMINISTRASI UMUM

MENGANALISIS JABATAN DAN URAIAN PEKERJAAN PADA KEGIATAN ADMINISTRASI

1. Pengertian Jabatan
Jabatan atau occuption adalah kedudukan pegawai yang ada dalam struktur
organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap
yang bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik

2. Jenis Jabatan
a. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor
Pimpinan kantor adalah orang yang membantu dan bertangggung jawab
terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian
tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan perlengkapan kerja
kantor sesuai kebutuhan.
b. Manajerial
Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan
dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating,
controlling, decission making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohya manajer membawahi para staf dan non
staf/pelaksana.
c. Staf atau Pembantu Ahli
Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam
bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contohnya staf simpan-pinjam, staf
akuntan, dan staf pemasaran.
d. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Development)
Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian.
Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/mengoordinasikan hak-hak
pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.
e. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan
dan tujuan yang herus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan
teknis dan administrasi kepada semua unit di bidang ketatausahaan yang
meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga,
keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.

3. Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan (Job analysis) dapat diartikan sebagai suatu aktivitas
mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup
suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo,2002:127).
Jumlah orang yang diperlukan untuk
menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama
dengan jumlah waktu untuk
menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi
dengan waktu yang diberikan kepada
satu orang. Analisis jabatan secara
sistematik meliputi kegiatan-kegiatan
mengumpulkan, mengevaluasi, dan
mengorganisasikan jabatan/pekerjaan,
dimana hasilnya meliputi uraian jabatan
(job description) dan syarat jabatan (job specification).
Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang
dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan
stafnya, Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan
(jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.
Langkah pertama dalam analisis jabatan dimulai dengan mengkaji
organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan yang ada dalam
organisasi. Langkah kedua adalah menentukan bagaimana informasi dalam
organisasi dianalisis, jabatan akan digunakan, atau menentukan tujuan spesifik dari
analisis jabatan. Langkah ketiga adalah pemilihan penggunaan teknik-teknik
analisis jabatan. Teknik-teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data tentang
karakteristik jabatan, perilaku yang disyaratkan, karakteristik yang perlu dimiliki
pekerja untuk menjalankan pekerjaan. Informasi yang diperoleh tadi kemudian
untuk menyusun uraian jabatan. Langkah selanjutnya adalah menyiapkan
spesifikasi jabatan. Artinya, pengetahuan dan data yang dikumpulkan dalam
langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya, digunakan sebagai dasar untuk
merencanakan dan menjalankan kegiatan-kegiatan manajemen Sumber Daya
Manusia (SDM) lainnya. Kegiatan menajemen SDM ini meliputi aktivitas-aktivitas
seperti rekruitmen, seleksi, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi gaji pegawai,
promosi, pemindahan pegawai atau penempatan pegawai.
Selain itu, hasil analisis jabatan juga berguna untuk memberikan informasi
yang berkaitan dengan hal-hal berikut.
a. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan
bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan
untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi pekerjaan juga dicantumkan
nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama
departemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisi
kerja, dan waktu kerja.
b. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentang
pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus
dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam
spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi,
berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status
perkawinan.
c. Desain pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan
penetuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan
tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan
perusahaan.

4. Tujuan Analisis Jabatan
Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga
kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis
pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun tujuan analisis jabatan yaitu:
1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat.
2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja.
3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif.
Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35
Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di lingkungan Kementerian Dalam Negeri
Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa tujuan analisis jabatan untuk
penyusunan kebijakan program-program seperti:
a. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.
b. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan
c. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan,
kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan
pelatihan.

5. Fungsi Analisis Jabatan
Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan,
juga memiliki fungsi lain, yaitu :
1) Pengadaan tenaga kerja :
Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai
pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan
dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.
2) Pelatihan :
Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk
mengambil keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan dan
pengembangan sumber daya manusia.
3) Evaluasi kinerja:
Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk
menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensasi yang layak.
4) Penilaian prestasi :
Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka
deskripsi jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.
5) Promosi dan transfer pegawai :
6) Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan
sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.

6. Metode Analisis Jabatan
Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk
pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut.
1) Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data yang menggunakan
daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan
kepada pegawai untuk diisi.
2) Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati
langsung di tempat, Hasil pengamatan tersebut langsung di catat untuk diolah
menjadi informasi untuk jabatan tersebut,
3) Wawancara (interview), yaitu pengumpualn data dengan mengajukan
pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk
diolah informasi yang diperlukan,
4) Menulis laporan pekerjaan secara singkat.